E-mail e telefones inteligentes podem ser estressantes. Acadêmicos estão chamando esta conexão de trabalho constante “Technostress”. Consequentemente, muitos países europeus estão agora oferecendo aos “Direito de desconectar”.
O modo como o email é usado é complexo, não pode simplesmente ser rotulado como “bom” ou “ruim” e a pesquisa mostra que personalidade, o tipo de trabalho que as pessoas fazem e seus objetivos podem influenciar a maneira como reagem ao e-mail.
Uma boa prática com o uso de e-mail não é apenas limitar a quantidade de e-mails enviados, mas melhorar a qualidade da comunicação.
Aqui estão dez dicas para reduzir o estresse do email no trabalho:
1. Obter o assunto certo
Use linhas de assunto claras e acionáveis.
A linha de assunto deve comunicar exatamente o que é o email em seis a dez palavras, para permitir que o destinatário priorize o email sem precisar abri-lo. Em dispositivos móveis, muitas pessoas só veem os primeiros caracteres 30 de uma linha de assunto. Então, fique curto. Mas torne-o descritivo o suficiente para dar uma ideia do que é o e-mail apenas a partir da linha de assunto.
2. Pergunte a si mesmo: o email é o meio certo?
Você está no mesmo escritório? Você poderia ir falar com a pessoa? Você poderia ligar? Muitas vezes, essas outras formas de comunicação podem evitar o ineficiente de e-mail.
Plataformas de mensagens instantâneas e chamadas de vídeo como Slack e Skype poderia ser mais apropriado para mensagens internas e externas rápidas. Além disso, lembre-se de que a maioria dos conselhos abaixo se aplica a todos os tipos de comunicação eletrônica.
3. Não envie um email fora do horário de expediente
Pesquisas revelam que os e-mails fora do expediente dificultam que as pessoas se recuperem do estresse no trabalho.
Tente influenciar a cultura da sua empresa, evitando enviar ou responder a e-mails fora do seu horário normal de trabalho.
A gerência deve dar o exemplo e evitar entrar em contato com sua equipe fora do horário normal de trabalho. Alguns locais de trabalho até mesmo desligue o acesso de e-mail aos funcionários fora do horário de expediente. Considere implementar isso mantendo um sistema de telefone de backup apenas para contato de emergência.
Nova pesquisa também mostrou que apenas a expectativa de contato 24-hora pode afetar negativamente a saúde dos funcionários.
4. Use a opção de entrega atrasada
Alguns pessoas como integrar a vida profissional e familiar e, muitas vezes, continuar trabalhando em casa durante o período de folga. Se você é uma dessas pessoas ou trabalha em fusos horários, considere o uso da opção de entrega atrasada para que seus e-mails não sejam enviados até o próximo dia útil e não interfiram no tempo fora do horário de trabalho de outras pessoas.
5. Mantenha isso positivo
Pense na qualidade da comunicação por email. Não apenas a quantidade. As alterações no uso de e-mail também devem se concentrar na qualidade do que está sendo enviado e levar em consideração a reação emocional do destinatário.
A pesquisa sugere que os conflitos são muito mais fáceis de encaminhar e mensagens a serem mal interpretadas quando comunicadas por email. Portanto, se for uma má notícia, pense novamente em regra #2: o email é o meio certo?
6. Tente "sem email sexta-feira"
Para mudar a cultura da empresa e fazer com que as pessoas pensem em outros métodos de comunicação do que no e-mail, experimente “Sem email sexta-feira” na primeira sexta-feira de cada mês, ou talvez até todas as semanas. Esta é uma iniciativa sugerida por especialistas do Fórum Nacional de Saúde e Bem-Estar no Trabalhoe está sendo usado por empresas em todo o mundo. Os funcionários são incentivados a agendar reuniões presenciais ou a atender o telefone, ou apenas acompanhar os muitos e-mails que eles já têm em sua caixa de entrada naquele dia.
7. Faça suas preferências conhecidas
Pesquisas mostraram que não apenas muito, mas também muito pouco e-mail pode causar estresse devido a uma incompatibilidade entre as preferências de comunicação de diferentes pessoas. Algumas pessoas podem gostar de receber e-mails e lidar muito melhor com tráfego de e-mail elevado do que outros meios de comunicação. Para essas pessoas, reduzir a quantidade de e-mails recebidos pode causar mais estresse do que alivia.
Portanto, considere as diferenças individuais das pessoas e torne-as conhecidas. Adicione suas preferências de contato preferidas à sua assinatura de e-mail, seja por e-mail, mensagens de texto ou instantâneas ou por telefone.
8. Considere um feriado "se recuperar"
Ter um backlog de e-mails que se acumula durante a semana parece ser um dos fontes mais comumente mencionadas de technostress para os trabalhadores. Pense em configurar um sistema em que os e-mails sejam devolvidos ao remetente quando alguém estiver de férias, com um e-mail de contato alternativo para solicitações urgentes. Isso permitiria que você voltasse para uma caixa de entrada gerenciável.
9. Tenha um telefone de trabalho separado
Torne este o único dispositivo móvel em que você pode acessar os e-mails de trabalho, o que lhe dá a liberdade de desativá-lo após o horário de trabalho. Considere também desativar o email "empurrar" (é aí que o servidor de e-mail envia cada novo e-mail ao telefone quando chega ao servidor) e, em vez disso, escolhe um horário regular (como uma vez por hora) para que os e-mails sejam entregues ao telefone (isso também aumenta a duração da bateria).
10. Evite o tempo da tela da madrugada
A pesquisa sugere que o uso de telefone inteligente tarde da noite reduz nossa capacidade de dormir e também leva a pensamentos constantes e estresse sobre o trabalho. Isso, por sua vez, reduz sua qualidade de sono. Torne a cama uma zona livre de telefone para melhorar sua higiene do sono.
Sobre o autor
Ricardo Twumasi, Professor de Psicologia Organizacional, Universidade de Manchester; Cary Cooper, Professor do 50th Anniversary de Psicologia Organizacional e Saúde, Universidade de Manchestere Lina Siegl, PhD Researcher, Universidade de Manchester
Este artigo foi republicado a partir de A Conversação sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.
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