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“Não acredito em e-mail. Eu sou uma garota antiquada.
Prefiro ligar e desligar.
- SARA JESSICA PARKER
1. O e-mail costuma ser um meio de comunicação informal.
Dessa forma, você pode diminuir drasticamente a quantidade de tempo gasto em e-mail com respostas curtas e eficientes como “Obrigado” e “Entendido” e “Concordo”. Dispensar formalidades sempre que possível e aumentar a eficiência.
2. A cópia oculta (bcc) costuma ser a ferramenta do covarde passivo-agressivo.
Antes de incluir um endereço de e-mail neste campo, pergunte-se sempre por que você o está usando. Se você está tentando machucar ou envergonhar alguém ou esconder algo, pare com isso, cara de idiota.
3. Nunca envie um e-mail escrito para expressar sua raiva ou desapontamento com alguém.
Essas emoções são melhor transmitidas por telefone ou pessoalmente, onde a agressão desnecessária e o vitríolo excessivo não podem ser protegidos pela natureza passivo-agressiva do e-mail. Em outras palavras, não seja covarde. Se você está chateado, pegue o telefone.
4. Não há desculpas para violar a regra nº 3.
“Enviei aquele e-mail com raiva porque me expresso melhor por escrito e estava com muita raiva para falar” nunca é uma desculpa para violar a regra nº 3.
5. Se você receber um e-mail irado, pegue o telefone e responda imediatamente. Quanto mais rápido, melhor.
A melhor maneira de lidar com uma pessoa passivo-agressiva é de maneira agressivamente direta. Remetentes de e-mail irritados tendem a ser pessoas que não lidam bem com conflitos e, portanto, se escondem atrás da tecnologia. Puxar a cortina tecnológica será desconfortável para eles e muitas vezes os derrubará de sua posição.
6. O zero na caixa de entrada deve ser sua meta, mesmo que seja apenas para fins de produtividade e eficiência.
Deixar o e-mail em sua caixa de entrada obriga você a olhar para ele toda vez que acessar seu aplicativo de e-mail, o que consome tempo e energia. É como vasculhar a mesma pilha crescente de correspondência todos os dias para encontrar uma carta ou fatura específica. A caixa de entrada zero eliminará o tempo necessário para agir nos e-mails recebidos, não os adicionando a uma pilha já enorme.
7. Use um aplicativo de e-mail que permita agendar um horário em que você deseja que um e-mail chegue à sua caixa de entrada.
Transforme o e-mail em algo que você recebe quando deseja recebê-lo. Costumo reagendar os e-mails recebidos para um horário designado durante o dia em que pretendo ler e responder, mantendo assim minha caixa de entrada vazia e aproveitando os benefícios da regra nº 6.
Se eu receber um e-mail referente a impostos, reagendo para chegar à minha caixa de entrada em 1º de abril. Se minha equipe da quinta série receber um e-mail solicitando uma ação de nossa parte, reagendo para chegar à minha caixa de entrada em vinte e quatro horas na esperança de que um dos meus colegas atenda ao pedido antes que eu precise.
8. Responda a e-mails que exijam ação o mais rápido possível e sempre dentro de vinte e quatro horas.
Deixar de responder a um e-mail – mesmo que sua resposta seja “Ligo para você amanhã” – projeta a imagem de uma pessoa sobrecarregada, desorganizada e ineficiente.
9. Escolha um linha de assunto que identifica claramente a finalidade do e-mail.
Escolha linhas de assunto para seus e-mails que permitirão que seus leitores identifiquem o objetivo geral do e-mail sem realmente abri-lo e o ajudarão a pesquisar esse e-mail no futuro.
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Direitos autorais 2022, Matthew Dicks. Todos os direitos reservados.
Reproduzido com permissão do editor, New World Biblioteca.
Fonte do artigo:
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por Matthew Dicks
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Sobre o autor
Matthew Dicks, um romancista best-seller, contador de histórias reconhecido nacionalmente e professor de ensino fundamental premiado, ensina narrativa e comunicação em universidades, locais de trabalho corporativos e organizações comunitárias. Ele ganhou vários concursos de histórias Moth GrandSLAM e, junto com sua esposa, criou a organização Fala para ajudar os outros a compartilhar suas histórias.
Visite-o em linha em MatthewDicks. com.
