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A maioria de nós é viciada em email. Alguns estimativas dizem nós gastamos quase cinco horas e meia cada dia da semana verificando isso.

Apesar da explosão das mídias sociais nos últimos anos, o e-mail não está em declínio. Pesquisas estimadas que o número de emails enviados todos os dias aumentará para 246 bilhões em 2019 (de 205 bilhões em 2015). E há provas esse e-mail é tão importante para os jovens quanto os que estavam lá quando foi inventado pela primeira vez.

Você pode pensar que estamos todos trabalhando mais e mais. Há alguma verdade nisso. Mas a ascensão do uso de e-mail também pode ser explicada por nossas tentativas de lidar com a sobrecarga da caixa de entrada, juntamente com as ascensão do vício digital. O e-mail não é mais a reserva de nossos computadores desktop e laptop, e a maioria de nós agora o acessa em nossos smartphones e tablets, muitas vezes no conforto de nossas próprias camas.

Nós tendemos a responder aos e-mails rapidamente, o que sugere que estamos constantemente verificando-os e tentando esvaziá-los, mesmo quando eles se enchem novamente. Para finalmente ganhar domínio sobre nossas caixas de entrada, temos que lidar com as causas e não apenas os sintomas que surgem com frequência.

Aqui estão dez maneiras de finalmente ganhar controle sobre sua caixa de entrada caótica.

1. Parar de usar e-mail como um serviço substituto de bate-papo

E-mail não é realmente projetado para conversas rápidas. É demorado percorrer conversas alongadas e segmentadas, que confundem as caixas de entrada. Use métodos alternativos e mais adequados. E, idealmente, resolva as coisas cara-a-cara ou telefone em primeiro lugar.

2. Cuidado com as mensagens repetidas

Isso é conhecido como o problema de “Replicação de mensagens”. Uma mensagem de texto chega: “Só estou verificando se você recebeu meu e-mail”. O telefone toca: “Acabei de lhe enviar um email”.

Muitas pessoas ainda não confiam em decisões acordadas virtualmente. Muitas decisões por mensagens e e-mails não são totalmente acreditadas e acabamos com uma hierarquia de replicação de mensagens. Textos para confirmar mensagens de mídia social, e-mails para confirmar textos, telefonemas para confirmar e-mails e reuniões presenciais para confirmar chamadas telefônicas.

Esta sobreposição é muito demorada e potencialmente confusa. E-mail não é um ótimo lugar para tomar decisões formais. A sala de reuniões onde nos encontramos como seres humanos reais ainda é o lugar mais influente para muitas pessoas.

3. Erga seu jardim de e-mail

Uma caixa de entrada desordenada é como um jardim cheio de ervas daninhas. Paga a longo prazo gastar um pouco de tempo regular removendo mensagens confusas.

Uma dica simples e eficaz é usar a função de busca e procurar pelo termo “cancelar assinatura”. Isso gerará um número surpreendentemente alto de boletins informativos dos quais você não tem memória nem para subscrever.

Mesmo pósRGPD, você pode encontrar literalmente centenas de e-mails indesejados. Passe por cada um deles e cancele a inscrição. Será um caso de dor a curto prazo para ganho a longo prazo.

4. Use a pasta de spam com sabedoria

A identificação automática de e-mails de spam melhorou nos últimos anos. Mas eles ainda se infiltram em nossas caixas de entrada. Esta é outra maneira fácil de capinar e-mail. Vale a pena o tempo para educar sua pasta de spam para se tornar ainda melhor, colocando os e-mails suspeitos nela. Procure também na sua pasta de spam para remover qualquer e-mail legítimo que tenha sido colocado lá desnecessariamente.

5. Peça a amigos e colegas que parem de lhe enviar e-mail

Não seja tímido. Talvez seja diplomático. Outra causa de sobrecarga de e-mail são os e-mails indesejados das pessoas mais próximas a você. Esteja preparado para pedir educadamente às outras pessoas que parem de enviar e-mails que seriam melhor compartilhados em uma reunião, no telefone ou como uma mensagem de texto.

6. Mantenha seus pedidos simples

Não envie e-mails excessivamente complicados. Se você pedir cinco coisas, muitas pessoas respondem apenas à última coisa da sua lista. Isso simplesmente gera mais e-mails buscando os outros quatro itens.

7. Garanta que suas respostas sejam abrangentes

Responda a tudo em um email que você recebe. Não fazê-lo apenas cria mais e-mails procurando o que você não respondeu.

8. Apenas verifique seu email em horários definidos

Não há cada vez mais provas que somos mais produtivos (e menos estressados) se verificarmos e respondermos aos e-mails apenas algumas vezes por dia. É um mito que temos que estar em contato minuto a minuto. E, se você precisa fazer isso, o email não é o melhor método. Use uma forma de mensagem instantânea.

9. Replicar o título do assunto no corpo do email

Você pode pensar que escrever algo duas vezes é um desperdício de esforço. Não é assim com e-mail. Escreva exatamente o que seu e-mail está buscando como um breve resumo (no máximo 15 palavras) na linha de assunto do seu e-mail e termine o seu e-mail com a mesma frase. Dizer isso de maneira clara e duas vezes aumenta a probabilidade de obter uma resposta completa e adequada, bem como solicitações para que sejam respondidas corretamente.

10. Desista completamente do e-mail

O número de exemplos de pessoas e organizações que têm parou completamente de usar o email e usado outros métodos de comunicação, continua a subir (embora a forma como isso vai funcionar a longo prazo continua a ser visto). Ainda assim, o envio de e-mails pode torná-lo menos estressado e mais produtivo. Outros métodos de comunicação costumam ser mais fluidos. É realmente possível. Experimente por uma semana.

Experimente algumas ou todas essas dicas. Às vezes, as coisas que mais tomamos como certas são as mesmas coisas que nos causam maiores problemas.

Sobre o autor

Paul Levy, Pesquisador Sênior em Gestão de Inovação, University of Brighton

Este artigo foi originalmente publicado em A Conversação. Leia o artigo original.

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