Como se manter conectado e socialmente distante ao retornar ao escritório

: By Daniel Beunza, City e Derin Kent

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Dois metros de distância. Shutterstock.com

Empresas em todo o mundo estão debatendo como e quando retornar ao escritório. A saúde e a segurança assumiram um significado totalmente novo na era do coronavírus. Para trazer as pessoas de volta com segurança, as opções de redesenho do escritório são desconcertantes. Como as mesas devem ser organizadas para permitir o distanciamento social ao lado dos benefícios de estar na mesma sala? E as pessoas precisam voltar cinco dias por semana?

Muitas empresas desejam que alguns funcionários trabalhem em casa, algumas vezes. Mas, a menos que haja um pensamento cuidadoso nisso, as empresas correm o risco de ficar no meio, não alcançando os benefícios do escritório tradicional nem a segurança conferida pela casa.

Considere, por exemplo, o 6 pés de escritório. Este conceito, desenvolvido por uma multinacional do setor imobiliário comercial, Cushman and Wakefield, visa garantir que os funcionários permaneçam a dois metros de distância o tempo todo. Isso é conseguido espaçando as mesas, criando uma circulação unilateral das pessoas e incluindo sinais visuais no carpete ao redor de cada mesa, de modo a estimular as pessoas a manterem distância.

Essa ideia corre o risco de jogar o bebê fora com a água do banho. Como estudiosa de arquitetura Kerstin Sailer notou, sua combinação de móveis distantes, toques e avisos também pode estigmatizar a interação social, empurrando toda a comunicação online, até mesmo no escritório. Se for esse o caso, porque não trabalhar apenas a partir de casa?

As empresas precisam incorporar uma lição essencial do bloqueio COVID-19: o zoom funciona surpreendentemente bem. Mas também há muitos benefícios na interação informal - algo que uma videochamada pré-combinada não pode replicar. Diante disso, propomos um sistema híbrido do melhor dos dois mundos. Se menos pessoas estão vindo para manter o distanciamento social, é melhor ter todas as equipes representadas. E o layout do escritório deve facilitar as conexões entre as pessoas, em vez de mantê-las separadas.

Comunicação planejada x não planejada

Há uma distinção importante entre comunicação planejada e não planejada no trabalho. A comunicação não planejada normalmente ocorre por meio de encontros inesperados e, o que é mais importante, envolve conversas entre as equipes. Aqui a proximidade é necessária.

Isso ocorre porque equipes diferentes normalmente não fazem parte da mesma linha de subordinação e, portanto, a comunicação depende de compromissos não planejados, como ouvir uns aos outros conversando ou encontros casuais no corredor. Isso pode trazer benefícios comerciais reais. Como um de nós documentou em nosso livro recente, a interação social não planejada em mesas próximas em um pregão de Wall Street melhorou o uso de modelos financeiros.

No caso da comunicação planejada, a tecnologia de conferência remota tornou a proximidade menos importante. O motivo é que a comunicação dentro da equipe normalmente ocorre de forma planejada e rotineira, portanto, tudo o que precisa é uma plataforma digital.

As videochamadas funcionam bem para comunicação planejada. Shutterstock.com

Esta mensagem saiu claramente de um evento de painel que organizamos no Centro de Risco Sistêmico da LSE. Charles Bristow, chefe global de negociação de taxas do banco de investimento JP Morgan, e um dos painelistas, explicou que “uma equipe de pessoas negociando juntas em um único produto está recebendo consultas através dos mesmos canais” e “usa as mesmas ferramentas”. Por esse motivo, comunicar-se remotamente é incrivelmente fácil e pode até ser mais eficiente.

Portanto, a proximidade física é principalmente necessária para comunicação não planejada. Isso significa que o trabalho remoto pode continuar com baixo custo para a comunicação planejada. E potencialmente significa que, se as empresas desejam trazer um número limitado de pessoas de volta ao escritório, devem se concentrar em ter pelo menos um membro de cada equipe. Isso permitirá a comunicação entre as equipes, que depende da proximidade física.

Manter todos envolvidos

Outro elemento importante do design de escritório a ser levado em consideração é a extensão que facilita o engajamento dos funcionários - se as pessoas deixam suas mesas para ter um contato pessoal. Isso é importante para construir melhores relacionamentos entre colegas e a cultura da empresa.

Para facilitar isso, o foco no distanciamento social deve distinguir entre distância e acessibilidade. Embora a distância reduza a extensão em que as pessoas podem interagir umas com as outras e colaborar, a pesquisa em arquitetura mostra que a facilidade de acesso e a facilitação do movimento podem compensar parcialmente a distância.

Como marinheiro estabeleceu, em uma casa onde todos os cômodos são acessíveis a todos os cômodos por meio de uma porta, a conexão é muito mais fácil do que em uma casa onde você só pode acessar um determinado cômodo do outro. O mesmo grau de distanciamento entre as pessoas, em outras palavras, pode levar a níveis de envolvimento muito diferentes.

Para alcançar essa conectividade (enquanto mantêm distância social), as empresas podem aproveitar o retorno escalonado de funcionários para remover algumas mesas e criar um corredor ao redor da periferia de seus escritórios de plano aberto, dando aos funcionários a chance de acessar facilmente uns aos outros. Encontros e conversas podem ser ainda mais facilitados por cantos e cantos fora de tal corredor, de modo que os funcionários possam ter uma conversa rápida sem bloquear a circulação.

O retorno ao escritório após meses de trabalho remoto dá às empresas a chance de tornar suas configurações mais eficazes. Eles podem incorporar os benefícios do trabalho remoto, ao mesmo tempo que garantem que as pessoas possam interagir e trocar ideias de uma forma mais segura do que se replicassem cegamente seus arranjos de trabalho pré-COVID.

Sobre os autores

Daniel Beunza, Professor Associado de Administração, Cidade, Universidade de Londres e Derin Kent, Pesquisador Pós-Doutorado em Administração, Universidade de Aalto

Este artigo foi republicado a partir de A Conversação sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.

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