Alguns anos atrás, pouco depois de o disco rígido do meu computador ter caído, fiquei um pouco atrasado ao imprimir meus cheques no meu sistema de contabilidade para o ciclo de pagamento. Para poupar tempo, decidi responder a e-mails enquanto esperava que cada cheque passasse pela impressora.

Economizei tempo porque, enquanto meu próximo e-mail estava sendo carregado (tenho uma conexão lenta com a Internet), eu voltava minha atenção para a próxima etapa do processo de pagamento de contas. Quando o e-mail terminasse de carregar, eu deixaria a conta paga e voltaria minha atenção para o e-mail. Vai e volta. Vai e volta. Nesses momentos, achei que estava economizando muito tempo. Afinal, eu estava fazendo algo produtivo durante o carregamento da página. Olhando para trás, eu provavelmente salvei um total de cinco minutos.

Avance para o e-mail que recebi uma semana depois de BK&A quando verifiquei meu telefone entre os compromissos do cliente:

Oi Helene

Eu dei o cheque para a nossa equipe de Finanças quando voltei da reunião, e eles apontaram-me que o cheque não foi assinado.

Você quer que eu envie para você por uma assinatura? Você quer que eu vá ao seu escritório? Deixe-me saber o que funciona para você e vamos resolver tudo.

Obrigado!
Ryan

Naquele momento, estando a apenas 10 a alguns minutos de distância de seu escritório (e não querendo que esperassem mais nos fundos), eu dirigi até lá. Dez minutos para chegar lá. Alguns minutos para conversar com Ryan. Dez minutos atrás.

Tempo total gasto: aproximadamente 25 minutos.
Tempo economizado anteriormente: 5 minutos.
Tempo total perdido: 20 minutos.

Tanto para economizar tempo por multitarefa.

Faz Multi Tasking-Save the Day?

Eu adoraria poder dizer que a multitarefa salvará o dia, mas na verdade fará o oposto. Há alguns casos em que pode ajudar (darei exemplos em breve), mas na maioria das vezes, a multitarefa nos prejudica. Basta ler a pesquisa sobre isso.

Uma equipe de pesquisadores da Universidade de Glasgow, da Universidade de Leeds, e da Universidade de Hertfordshire constatou que a nossa eficácia cai 69 por cento para as mulheres e 77 por cento para os homens quando multitarefa ou tarefa-chave! É mais uma prova de que a multitarefa nos disseram para lutar por no 1990s não é definitivamente uma das ferramentas de gerenciamento de tempo que deve se envolver.

Multitarefa divide o cérebro em dois. Se houver apenas uma tarefa, todo o cérebro é usado. Se houver duas tarefas, o cérebro se divide em duas partes e cada metade trabalha em uma tarefa. Se houver mais de duas tarefas simultâneas, o cérebro não poderá funcionar. Na verdade, nos damos sintomas parecidos com o ADD quando fazemos multitarefas!

Um estudo da Universidade da Califórnia, em Irvine, descobriu que, quando as tarefas se fragmentam e a troca de tarefas ocorre, os funcionários levam até 25 minutos para retornar à tarefa original, se retornarem. Os participantes do estudo relataram que esta maneira de trabalhar fede.

Ainda mais assustador é o fato de que muitas pessoas nos estudos aos quais me refiro eram autodeclarados “especialistas em multitarefa”. Eles achavam que conseguiam realizar várias tarefas, podiam fazer um bom trabalho e, com frequência, gostavam da descarga de adrenalina. de tentar fazer tanto de uma vez. Eles não perceberam o quão mal eles realmente se saíram até serem mostrados seus resultados de tarefa única versus seus resultados multitarefa.

Resumindo: Achamos que somos bons em malabarismo, mas não somos.

Quando é que Multitarefas realmente funciona?

Eu acredito que os seres humanos são capazes de multitarefa com baixo-funcionar habilidades cerebrais. “Baixa função” significa que o pensamento não é necessário porque existe algum tipo de ação mecânica (movimentos automáticos, não pensando) sendo aplicada.

Exemplos:

Pintar as unhas dos pés enquanto ouve o jogo a decorrer dos Dallas Cowboys

Shredding papers durante comerciais enquanto assiste televisão

Fofocando no telefone enquanto mexendo uma panela de chili no fogão

Também é fácil deixar uma tarefa executada em segundo plano enquanto você se concentrar em uma tarefa em primeiro plano. Esta técnica não é multitarefa, porque seu cérebro não está trabalhando em duas coisas ao mesmo tempo. Eu chamo isso de ghost-tasking.

Exemplos:

Limpar a casa enquanto uma carga de roupa está na máquina de lavar ou secar

Esvaziamento pratos da máquina de lavar louça, enquanto sua aveia está a aquecer no microondas

A apresentação de documentos, enquanto o seu PC leva uma eternidade (ok, cinco minutos) para arrancar

Mas, como mostra a pesquisa, somos incapazes de multitarefas quando se trata de Altofuncionamento cerebral do funcionamento. Não podemos completar duas tarefas de forma eficaz ao mesmo tempo ou durante a alternância. Podemos fazer as duas tarefas em níveis medíocres, mas não em níveis muito bons, porque não estamos usando todo o nosso cérebro e nos concentrando em apenas uma tarefa de cada vez. E isso nos custa tempo e nos causa estresse a longo prazo.

Você pode executar com sucesso múltiplas atividades de alta função cerebral?

Você não deve fazer duas coisas ao mesmo tempo que exigem o pensamento ou concentração, ou alternar no meio de trabalhar em duas tarefas que exigem o seu cérebro para pensar um pouco - não importa quão insignificante você acredita que os pensamentos podem ser.

Exemplos:

Condução e mensagens de texto / email

Participar de uma importante ligação comercial durante a verificação de e-mail

Verificar o email entre a conclusão de diferentes componentes do pagamento de faturas ou a criação de propostas ou relatórios

Mesmo que você tenha sido dirigindo para 50 anos, a condução não é uma função rote. Ela exige decisões em frações de segundo a ser feito, especialmente se houver um idiota dirigindo ao seu lado. Texting - sim, mesmo LOL IMHO - requer o seu cérebro para ler o que alguém se comunicava com você, pense de uma resposta, e transmitir aos seus dedos o que escrever de volta. Você não pode fazer as duas coisas bem, ao mesmo tempo. Basta perguntar a alguém que foi envolvido em um acidente de carro com um motorista que estava usando sua / seu smartphone.

Verificar e-mail - não importa quão trivial a mensagem possa ser - é uma tarefa de alta função cerebral porque você precisa ler, processar as informações e responder. Uma importante ligação comercial requer pensamento e respostas. O processo de pagamento de contas é uma tarefa de alta função cerebral porque você precisa pagar à entidade correta o valor correto, assinar e certificar-se de que o pagamento seja entregue no local correto.

Na minha história anterior, eu tentei tarefa alternar entre estas tarefas high-cérebro-função, que é por isso que acabei cometendo um erro ... o que me custou tempo mais tarde.

Como ganhar 45 minutos para cada hora em que não Multitarefa!

Pense sobre isso: se você executasse multitarefa e / ou alternasse tarefas por uma hora, de acordo com a pesquisa, seu desempenho cairia de 69 para 77 por cento, o que significa que você desperdiçaria cerca de 45 minutos do seu tempo. É aí que o tempo desaparece! Nos deixamos fazer isso!

Se você quiser reduzir o desempenho do seu trabalho em mais de dois terços e perder tempo no processo, a melhor maneira de fazer isso é continuar a permitir multitarefas e alternar tarefas. Mas você não quer isso, não é? Você está aqui para economizar tempo e diminuir seus níveis de estresse. Sua tarefa fantasma pode continuar, mas a multitarefa e a troca de tarefas precisam terminar. Agora. E você está no controle total disso porque é sua decisão.

Aqui estão as estratégias por trás das táticas.

Construa a sua consciência.

Quando você se encontra em movimento em modo multitarefa ou tarefa de comutação, diga-se de parar. Diga isso em voz alta, se você precisa. "Pare!" Escolha uma tarefa para focar nos próximos minutos 15.

Tenha um plano para o seu dia.

Saber exatamente o que você precisa para realizar esse dia irá ajudá-lo a manter o foco e evitar multitarefa.

Determinar a sua capacidade de atenção.

Se você tem ADD, ADHD ou Squirrel! (a tag humorística - possivelmente originária do filme 2009 Up - usado por muitos para denotar a aflição daqueles que são facilmente distraídos), todos nós temos menos atenção atualmente - especialmente se estamos trabalhando em algo que não é divertido.

Comece a avaliar quanto tempo você consegue trabalhar em uma única tarefa. Ter um número estimado ajudará você a estabelecer seu fluxo de trabalho. (Minha atenção é de apenas nove minutos em tarefas chatas.)

Descubra o seu melhor tempo no cérebro.

Nossos cérebros tendem a funcionar em níveis elevados durante algumas partes do dia e níveis mais baixos em outros momentos. É durante estes tempos baixos que nossos cérebros tendem a entrar em modo multitarefa, porque eles são muito cansado para ficar focado. Evite trabalhar em suas tarefas mais importantes durante os horários de baixa cerebrais do dia.

Encontrar uma área de trabalho produtivo.

Às vezes, nós acidentalmente mudamos de tarefa porque nos distraímos. (Esquilo!) Quando você tem um projeto importante para trabalhar, encontre um espaço sem visual (peças de arte impressionantes, pilhas de lixo, tela de computador) ou distrações auditivas (fala, música, indicador de mensagem em seu telefone ou computador).

Limpe sua mesa de todos os materiais, exceto o que você precisa.

Você pode ter vários projetos vencidos, mas você pode trabalhar efetivamente em apenas um de cada vez. Guarde os materiais para todos os outros projetos e mantenha visíveis em sua mesa apenas os materiais que se aplicam ao projeto individual no qual você se concentrará durante esse período de trabalho.

Use um timer para manter seu foco no laser.

Você pode escolher um número aleatório como 8 ou 15 minutos. Melhor ainda, se você conhece a sua atenção, defina o temporizador para esse número. O timer é um lembrete visual de que você deveria estar trabalhando em algo. Também é sua prova de falhas. Se você se afastou, o temporizador o reterá quando ele se apagar.

Poste seu objetivo em sua área de trabalho.

Além de, ou em vez de, um cronômetro, considere postar o objetivo da sua tarefa para que, a cada vez que você olhar para cima para permitir que seu cérebro vagueie, seu objetivo postado o lembra do que você deveria estar trabalhando.

Faça pausas.

O cérebro de todos se cansa em uma taxa diferente. Quando você sente que seu poder cerebral começa a descer (menos energia, mais difícil de se concentrar), seu cérebro se torna mais suscetível a tomar decisões não tão boas sobre o seu tempo. Então dê uma pausa a seu cérebro uma vez a cada hora ou duas. Vá para uma curta caminhada, faça uma respiração profunda, vá se divertir um pouco. Mas defina o seu temporizador para quando é hora de voltar!

Comemore o tempo concentrado.

Reflita sobre o quão poderoso seu cérebro era enquanto você estava se concentrando. Celebre sorrindo, jogando as mãos no ar como se não se importasse, ou até mesmo fazendo uma pequena dança feliz. Isto irá criar endorfinas. O corpo anseia por endorfinas. Quando o cérebro associa seu foco à celebração e às endorfinas, ele busca mais foco. Fique viciado em focar!

PRÓXIMO PASSO

Uma tarefa por vez, mesmo que esse foco seja apenas por 15 minutos. Quinze minutos de foco a laser são muito melhores que uma hora de multitarefa e troca de tarefas, durante as quais perdemos cerca de 45 minutos.

Ei! Você poderia laser de foco por alguns minutos 15, em seguida, bater fora ou exercício ou tirar um cochilo para o outro 45 em vez disso! É a mesma quantidade de tempo, mas você pode obter muito mais feito quando você tomar a decisão de single-tarefa.

© 2016 por Helene Segura. Usado com permissão de
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Fonte do artigo

O Assassino da Ineficiência: Táticas de Gerenciamento do Tempo para Trabalhar de Forma Mais Inteligente, Não Mais
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Sobre o autor

Helene Segura, MAEd, CPO, falou com milhares de empreendedores, ensinando-os a gerenciar o estresse, recuperando o controle de seu trabalho caótico e vida pessoal. Ela treinou centenas de clientes para melhorar sua produtividade e desempenho pessoal, aplicando técnicas de neurociência e modificação comportamental para eliminar hábitos destrutivos e desgastantes. Helene foi destaque como especialista organizacional em mais de aparições na mídia 100. Visite o site dela em www.HeleneSegura.com